Datenschutzhinweise Geschäftstätigkeit

Information nach Art. 13 DSGVO

an neue Kontakte im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen

Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Notar Christian Seger

Rupertstraße 10

87724 Ottobeuren

Deutschland

Zweck der Datenverarbeitung

Ich verarbeite Ihre personenbezogenen Daten nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen und aufgrund der für Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz sowie aus der NotAktVV und der DONot ergeben.

Ich verarbeite Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung von Anfragen, zur Kontaktaufnahme und Kommunikation sowie zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung des notariellen Vorgangs/Tätigkeit (inkl. Entwurf, Beurkundung, Vollzug, Verwahrung und Abrechnung) und zur Durchführung von Beratungen.

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragte Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte.

Dabei verarbeite ich insbesondere folgende Datenkategorien:

• Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum/-ort, Staatsangehörigkeit, bei Notwendigkeit/bestimmten Fällen auch Geburtenregisternummer; steuerliche Identifikations-Nummer)
• Identifikations- und Legitimationsdaten (z. B. Ausweis-/Passdaten, Registerdaten, ggf. Daten zur Geldwäscheprüfung)
• Vorgangs- und Vertragsdaten (z. B. Vertrags- und Urkundendaten, Angaben zu Beteiligten, Vollmachten, Leistungs-/Gegenstands- und Objekt-/Grundstücksdaten)
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Rechnungsdaten, Kosten-/Gebührenangaben)
• Korrespondenz- und Kommunikationsdaten (z. B. E-Mails, Schriftverkehr, Telefonvermerke, Termin- und Zustellinformationen)
• Dokumentationsdaten (z. B. Aktenvermerke, Vollzugsstand, Nachweise/Belege)

Es können außerdem besondere personenbezogenen Daten (auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit (z.B. Gesundheitsdaten in Vorsorgevollmachten, Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen) oder andere sensible Daten, soweit in den Dokumenten enthalten oder für den Vorgang notwendig sind verarbeitet werden.

Außerdem verarbeite ich alle weiteren Daten, die Sie mir mitteilen, die aus vorgelegten Unterlagen ersichtlich sind oder die im Rahmen des notariellen Vorgangs erforderlich anfallen (z. B. Daten aus Grundbuch, Registern, Bescheinigungen, Finanzierungsunterlagen).

Ich speichere und verarbeite Ihre Daten in meinen internen Verwaltungsprogrammen, E-Mail-Programm, Office-Programmen.

Der Zugriff auf Ihre Daten ist nach einem Rechte- und Rollenkonzept definiert und nur den für den jeweiligen Zweck notwendigem Personenkreis gestattet.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Dazu zählt die Abwicklung des Auftragsverhältnisses dienen (Terminierung, Entwurfserstellung auf Wunsch, Kommunikation, Kostenvorschuss/Abrechnung), soweit nicht bereits lit. c/e vorrangig.

Ebenso kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund von geltenden Gesetzen (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO) erfolgen. Dazu zählen z.B. Beurkundung, Aktenführung, Aufbewahrung, Registeranmeldungen/Beurkundungspflichten, Gebührenrecht, berufsrechtliche Pflichten (z.B. BNotO, BeurkG, DONot, NotaktVV, GNotKG, Registerrecht).

Als weitere Rechtsgrundlage gilt der Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse). Dies gilt für Tätigkeiten, die im Rahmen der Amtstätigkeit wie Beurkundungen, Beglaubigungen, Vollzugshandlungen, Verwahrungstätigkeiten, soweit diese als hoheitliche/öffentlich-rechtliche Aufgabe einzuordnen sind.

Gegebenenfalls stütze ich die Verarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Verarbeitung findet aufgrund berechtigten Interesses statt. Ich gehe davon aus, dass die Verarbeitung beispielsweise zur Kommunikation ebenso im Sinne der betroffenen Person ist. Ebenfalls fällt die Speicherung Ihrer Daten in meinen internen Verwaltungsprogrammen darunter.

Für bestimmte andere Verarbeitungen stütze ich die Verarbeitung auch auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO). In den betreffenden Fällen hole ich Ihre Einwilligung gesondert ein. Die Zwecke dafür können Sie dem entsprechenden Dokument entnehmen.

Soweit besondere Datenkategorien betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 (hier lit. f DSGVO (Rechtsansprüche/Gerichtsverfahren) und/oder Art. 9 Abs. 2 lit. g i.V.m. einschlägiger nationaler Rechtsgrundlagen.

Speicherdauer, bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer

Ich bewahren Ihre zur Verfügung gestellten Daten nur so lange auf, um die vorgenannten Zwecke zu erfüllen oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen festlegen. Beispielsweise kann sich die Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten aus § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) herleiten. Hier wird von jedem Kaufmann gefordert, Handelsbücher für die Dauer von 10 Jahren, sowie Handelsbriefe (auch vertragsrelevante E-Mails) für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, bzw. der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.

Für notarielle Vorgänge gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen durch NotAktVV BNotO, BeurkG, DONot, insbesondere bis zu 100 Jahre für Urkunden/Urkundenrolle und regelmäßig bis zu 30 Jahre für Nebenakten/Vollzugsunterlagen (je nach Einzelfall). Ich weise darauf hin, dass der Notar gemäß § 78h ff. BNotO in Verbindung mit den berufsrechtlichen Vorschriften die Befugnis hat, im Einzelfall die dauerhafte Verwahrung von Nebenakten anzuordnen, sofern dies zur Dokumentation der Amtstätigkeit oder zur Sicherung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Entfällt der jeweilige Zweck bzw. nach Ablauf der entsprechenden Fristen, werden Ihre Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht.

In der Vergangenheit wurden teilweise Unterlagen in Urkundenhefte eingefügt, die nach heutigem Standard nicht zwingend dauerhaft aufzubewahren wären. Diese Dokumente sind mit Siegel fest mit der Haupturkunde verbunden. Eine nachträgliche Entfernung dieser Blätter würde den Tatbestand des Siegelbruchs erfüllen und die Integrität der öffentlichen Urkunde zerstören. Da die dauerhafte Verwahrung der Urkunden eine gesetzliche Pflicht gemäß §§ 45 ff. BeurkG und der NotAktVV darstellt, überwiegt dieses öffentliche Interesse an der Unversehrtheit des Siegels gegenüber dem individuellen Löschungsanspruch.

Die verwendete Fachsoftware wurde historisch so konzipiert, dass sie die Unveränderlichkeit von Vorgängen priorisiert („darf nicht gelöscht werden"), um revisionssichere Abläufe zu garantieren. Dies kollidiert teilweise mit modernen Anforderungen der Datenminimierung („müsste gelöscht werden").

Eine 100% verlässliche, automatisierte Löschung einzelner Dokumente aus elektronischen Nebenakten ist technisch derzeit nicht umsetzbar. Aufgrund des hohen Aufkommens von verschiedenen Vorgängen pro Jahr wäre eine rein händische Selektion und Löschung jedes einzelnen Dokuments mit einem unzumutbaren administrativen Aufwand verbunden. Ich arbeite jedoch kontinuierlich an der Optimierung meiner IT-Prozesse und bemühe mich im Rahmen des technisch Möglichen um die Einhaltung der Grundsätze der Datenminimierung.

Weitergabe Ihrer Daten an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Als Notar unterliege ich einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle meine Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten.

Ich gebe Ihre Daten nur dann weiter, wenn dies z. B. für Vertragszwecke erforderlich ist oder auf Grundlage berechtigter Interessen am wirtschaftlichen und effektiven Betrieb meines Geschäftsbetriebes.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt an Verfahrensbeteiligte und deren Vertreter sowie – soweit erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben – an Gerichte, Register, Behörden (z.B. Finanzamt/Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht), Banken/Versicherer und für den Vorgang ggf. notwendige Behörden.

Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet.

Im Rahmen der IT-Betreuung kann der eingesetzte Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Ich habe mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt.

Sofern ich Subunternehmer einsetze, um meine Leistungen bereitzustellen, ergreife ich geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Als Drittland sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist. Dies umfasst grundsätzlich alle Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Es findet keine Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation ohne gesetzliche Grundlage statt.

Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Sie mich anweisen, dass die Daten in ein Drittland übermittelt werden sollen oder wenn ein am Vorgang Beteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Durch die Nutzung von Microsoft 365 kann ich (trotz Einstellung der Server in Deutschland und getroffener Sicherheitsmaßnahmen) nicht ausschließen, dass ggf. eine Datenübermittlung an ein Drittland stattfindet.

Für Datenübermittlung in die USA gilt: Seit Juli 2023 existiert ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Data Privacy Framework), welches die USA als ein Drittland mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau ausweist. Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an zertifizierte Organisationen in den USA dienen.

Ausweislich der vom US Department of Commerce veröffentlichten Liste der zertifizierten Unternehmen, ist die Microsoft Corporation als zertifiziertes Unternehmen gelistet.

Widerruf

Erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Einwilligungen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an datenschutz@notar-ottobeuren.de zu senden. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, Ihren Widerruf schriftlich auf postalischem Weg an die oben genannte Adresse zu richten bzw. telefonisch unter der Rufnummer +49 (0) 8332 1033 diesbezüglich mit mir Kontakt aufzunehmen.

Hinweis auf die jeweiligen Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, von mir Auskunft über die von mir über Sie verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Zudem können Sie verlangen, dass ich unrichtige personenbezogene Daten über Sie berichtige (Art. 16 DSGVO). Sofern einschlägig, können Sie verlangen, dass die über Sie verarbeitete personenbezogene Daten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO) bzw. dass die Verarbeitung eingeschränkt werden soll (Art. 18 DSGVO). Zudem haben Sie in bestimmten Fällen ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Auch können Sie unter bestimmten Umständen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG

Sven Lenz

Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten

Telefon: +49 831 930653-00

Bei Fragen zum Datenschutz oder weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie gerne eine E-Mail an das Datenschutz-Team senden: datenschutz@notar-ottobeuren.de

Hinweis auf Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Das Beschwerdeformular können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.datenschutz-bayern.de/service/complaint.html

Hinweis: Eine Beschwerde kann auch an jede Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der EU gerichtet werden.

Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise kurzfristig anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.